Con motivo del Día Internacional de los Archivos -este 9 de junio- y dentro del marco de las actividades de celebración de la Semana Internacional de los Archivos que organiza el Programa Iberarchivos y por considerarlo de interés para la comunidad archivística iberoamericana, reproducimos el escrito, “Hacia la Digitalización Documental”, publicado el 12 de abril de 2021, por el diario digital Panama Press.
-Archivo Nacional de Panamá-
HACIA LA DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL
Por: Gaspar J. González Villarrué
En gestión archivística, digitalizar un documento implica iniciar todo un proceso tecnológico que permita, mediante el uso de un escáner convencional o tecnificado, convertir un documento, imagen o escrito visible, a una imagen digital.
Por ello, las razones por la cual muchas organizaciones y personas comunes se han aventurado a la implementación de un proyecto de digitalización de sus documentos son variadas, pero en su esencia, se busca facilitar el acceso a ellos y el ahorro de tiempo de búsqueda.
Para el ingeniero informático Gustavo J. Cerrud Sáenz, digitalizar legajos, planos, fotos, e imágenes de todo tipo, se ha constituido en todo un reto en su gestión como director del Archivo Nacional de Panamá.
Cerrud Sáenz nos señala que actualmente se aspira a que el Archivo Nacional de Panamá se eleve al nivel requerido de instrumentación tecnológica y para la actualización de software mediante un proyecto de modernización que está en fase de ejecución con resultados a corto plazo.
En este proyecto se señala -a manera de ejemplo- que en el departamento de Biblioteca o en el de Fondo Documental, es preciso mejorar la eficiencia en cuanto a la ubicación física de documentos para beneficio del solicitante, puesto que la mejora de este servicio que ofrece la institución, se traduce directamente en el incremento de la transparencia y en una acertada forma de propiciar mayores facilidades a los usuarios quienes podrán acceder a distancia a un documento digitalizado para evitar movilizarse hacia la entidad, sobre todo, por los riesgos de contagio del Covid-19 y para el ahorro de tiempo y dinero.
Otra de las ventajas que ofrece la digitalización de documentos antiguos, según nos explica el director del Archivo Nacional, es reducir su constante manipulación por ser frágiles ya que se corre el riesgo de acelerar su deterioro o que un usuario no tome las medidas correctas de seguridad mientras los examina manualmente.
Con este proyecto, cuando se ha digitalizado un documento, la información se puede agregar a los software informáticos de búsqueda en donde su banco de datos, se basa en plataformas diseñadas para ir creando copias de seguridad, de manera que de llegarse a deteriorar el material originario, por algún fortuito, se tenga un respaldo digital y pueda ser nuevamente accedido o compartido según su requerimiento.
Con la digitalización no todo es realizable y hay factores de desventajas; por ejemplo, contar con un sistema de archivos digitales donde se tenga un repositorio centralizado, conlleva una gran inversión. Estas desventajas pueden ser los altos costos de equipos informáticos (un servidor-hardware y el ArchiDoc-Software de archivología), la mano de obra calificada, el espacio físico adecuado para esta labor, etc.
Recientemente, en un conversatorio virtual realizado los días 7 y 8 de abril, con motivo de los 48 años de la Asociación Latinoamericana de Archivos, ALA, se reflexionó junto a panelistas de 18 países iberoamericanos, sobre cómo debe reaccionar y responder una entidad archivística nacional o de una organización a las demandas y nuevas necesidades (post Covid -19). Panelistas profesionales de vasta experiencia como Mercedes de Vega (México), Jaime Antunes Da Silva (Brasil), Emma de Ramón (Chile), Alexander Barquero (Costa Rica), y Severiano Hernández (España), entre otros, dieron cuenta de ello.
Coincidentemente, en esta cita virtual se estipuló que los esfuerzos que se realizan para dar cumplimiento a los proyectos más significativos en el área archivística, deben direccionarse hacia la convergencia y operatividad de la aplicación de nuevas técnicas y conocimientos para la digitalización de documentos a fin de evitar en lo posible, el tráfico ilícito del patrimonio documental, definido por los panelistas como “el gran problema que enfrentan los archivos nacionales de toda Iberoamérica”.
Ante dicha necesidad, es necesario contar con una institución cuyo alcance, le permita elaborar y dictar todas las normativas archivísticas en aras de lograr un mayor desarrollo institucional.
Para ello, es necesario abrir nuevos canales de comunicación para el futuro; contar con un control de inventario digital y un repositorio custodiado para evitar los robos de documentos, la creación de nuevos gremios de archivólogos, contar con herramientas que permitan la medición de metas y transformar los archivos nacionales para contribuir a la lucha contra la corrupción a nivel global.
